DIGITALISIERUNG

EIN BERICHT VON ANGELIKA LOOS

STEUERFACHANGESTELLTE, FACHKRAFT FÜR DIGITALISIERUNG (DSG)

Wir lieben es, wenn Steuerberatung einfach wird. Wir mögen Kunden, die selbst buchen. So können wir sicherstellen, dass der Mandant in der Lage ist, kaufmännisch sein Unternehmen zu führen. Wir unterstützen Mandanten, die moderne Abrechnungssysteme nutzen wie Fastbill, Candis, Lexware, Unternehmen-Online usw...

Wir unterstützen Mandanten bei der Einrichtung der Buchführung, bei der digitalen Belegablage, digitalen Belegverwaltung, digitalen Archivierung, GOBD-konformer Buchführung, ordnungsgemäßen Fakturierungs- und Warenwirtschaftssystem. Online-Buchhaltung ist die Buchhaltung der Zukunft. Das spart kosten und erhöht die Qualität der Buchhaltung. Wir können uns so auf unser Kerngeschäft, steuerliche und betriebswirtschaftliche Beratung konzentrieren.

Seit ca. zwei Jahren sind wir verstärkt damit beschäftigt, unsere Mandanten mit dem wohl bekannten Thema "Digitalisierung" vertraut zu machen. Diese werden von unserem Team auch in jeglicher Hinsicht, sowohl im Bereich der Umstellung auf unsere digitale Tools und Anwendungen, als auch in der Übergangs- und Einarbeitungszeit, betreut.

Unsere größte und alles umfassende Anwendung ist das sogenannte „Unternehmensportal“. Hier erhält jeder Mandant von uns seinen persönlichen Zugang. Das Unternehmensportal ist eine Plattform für Kommunikation & Datenaustausch und ist in drei Bereiche unterteilt:

             1. Auswertungen Online

             2. Kassenbuch Online

             3. Digitales Belegbuchen

In regelmäßigen Zeitabständen werden von uns Auswertungen wie z. B. die Betriebswirtschaftliche Auswertungen, Umsatzsteuervoranmeldungen, Summen- und Saldenlisten, Lohnabrechnungen, Beitragsnachweise, Lohnsteueranmeldungen, Steuerberechnungen, und Jahresabschluss-auswertungen in das Unternehmensportal eingestellt. Natürlich werden die Mandanten über neue Dokumente mit einer automatisch generierten E‑Mail informiert. In dieser E-Mail befindet sich immer ein Hyperlink, worüber das soeben eingestellte Dokument oder die Auswertung direkt aufgerufen werden kann. Dieser Datenaustausch erfolgt nicht nur einseitig: Auch der Mandant hat die Möglichkeit verschiedene Dokumente wie z.B. Excel-Dateien, Unterlagen zu Lohnanpassungen, diverse Verträge und Einkommensteuerunterlagen darüber an uns zu senden.

Das Kassenbuch wird von uns auf den Mandanten abgestimmt eingerichtet. Geführt wird es von dem Mandanten und nach Abschluss eines Monats an uns zur weiteren Verarbeitung übertragen. Spätestens nach der Übertragung ist das Kassenbuch nicht mehr veränderbar.

Das digitale Belegbuchen beinhaltet die Belegverwaltung, ein Belegarchiv und die Übertragung der Buchführungsbelege an uns als Steuerbüro. Optimalterweise sollten die Belege möglichst wöchentlich übertragen werden. Auch das Digitale Belegbuchen ist in einige Bereiche übersichtlich untergliedert. Alle Belege die umportiert/versendet worden sind bleiben im Archiv verfügbar. In diesem Bereich sind ebenfalls Suchfunktionen vorhanden.

Schon sehr viele unserer Mandanten haben sich dazu entschieden unsere Tools zu nutzen. Hier noch einige Diagramme zu unserem Digitalisierungsstand:

Zum Bank Online wurde bisher noch nichts erwähnt. Dies ist insofern kein Tool, dass Sie nutzen können, jedoch ist es für Sie eine große Erleichterung. Hier erfolgt, über Zusammenarbeit mit Ihren Banken, ein transferieren der Kontoauszüge für die monatliche Buchführung direkt in unser System. Diese können wir täglich abrufen und verbuchen.

Die bisher erhaltenen Erfahrungen bzw. Rückmeldungen unserer Mandanten sind wirklich positiv. Das Unternehmensportal ist sehr übersichtlich und mit ausreichend Suchfunktionen ausgestattet. Auch das Kassenbuch ist einfach zu führen. Natürlich benötigt man für so eine Umstellung, des eigenen Systems, Zeit. Und wir sind bereit diese Zeit zu nutzen. Wir stehen Ihnen in diesem Bereich tatkräftig zur Verfügung. Dafür gibt es einige Mittel. Wie z. B. Einrichtungs- und Umstellungstermine die von unserem Team persönlich vorgenommen werden. Bei größerer Entfernung haben wir die Möglichkeit die Einrichtung via Teamviewer zu begleiten bzw. unterstützen. Auch wenn Fragen bei der Bearbeitung der laufenden Buchhaltung oder der Erfassung von Bareinnahmen bzw. -ausgaben auftauchen, können wir dabei Unterstützung bieten. Auch über unser Motto „Begleitende Digitalisierung“ haben wir sehr viele positive Rückmeldung erhalten.

Für die Nutzung von unseren Tools gibt es auschließlich Vorteile:

1.      Wir haben die Möglichkeit regelmäßig bzw. sehr zeitnah Ihre Auswertungen zu erstellen. Bei Bedarf sogar taggenau!

2.      Ihre Belege sind langfristig in dem Unternehmensportal archiviert.

3.      Auswertungen, Belege, etc. können orts- und zeitunabhänig abgerufen werden. Auch von mobilen Endgeräten.

4.      Die Kommunikation über unsere Plattform ist sicher!

5.      E-Mails mit verschlüsselten Anhängen (Auswertungen, Lohnabrechnungen, Jahresabschlüsse, Steuerberechnungen) gehören der Vergangenheit an.

6.   Ihre Arbeit, bei der Vorbereitung der Buchführung, wird nicht umfangreicher, sondern – einfacher und anders. Das Sortieren der Belege hinter die   Kontoauszüge oder chronologische Ablage entfällt. Die Zuordnung der Belege wird von uns im Rahmen der Buchführungsarbeiten übernommen.

7.     Zeitnahe Bearbeitung der Buchführungsbelege sowie die Bereitstellung dieser über die entsprechende Plattform, ermöglicht uns Ihnen eine aktuelle und     genaue Beratung zu liefern.

8.      Ebenso haben wir dadurch die Möglichkeit, Ihnen genaue Auskünfte über noch offen stehende Rechnungen Ihrer Kunden zu geben, sowie das Mahnwesen     für Sie in die Hand zu nehmen.

Ja es gibt Pläne und Vorsätze, denen wir im Moment nachgehen. Unser Ziel ist es, unsere Arbeit komplett papierlos zu machen. Natürlich bedeutet das für uns einmalig viel Arbeit. Der erste Schritt das Ziel zu erreichen ist, unsere Handakten einzuscannen. Der eine oder andere hat es vielleicht schon mitbekommen, da wir die Originalbelege der Mandanten natürlich zurück senden. Ein anderer wichtiger Schritt dabei ist es noch, unsere Arbeitsweise zu verändern. Grundsätzlich werden alle eingehenden Buchhaltungen eingescannt und sofort wieder zur Postausgabe weitergegeben. Auch unsere Schreiben an das Finanzamt, Rechnungen, Bescheide, Jahresabschlüsse, Auswertungen, etc. werden grundsätzlich elektronisch versendet. Dies bedeutet, wer das Unternehmensportal noch nicht nutzt, erhält von uns verschlüsselte E-Mails.

Auch im Bereich der Digitalen Belegablage sind wir bereit dem Unternehmer in jeder Hinsicht Unterstützung anzubieten. Wir übernehmen z.B. für einige Zeit die Belegablage und haben dann, bei der Einrichtung des Mandanten, die Möglichkeit bereits auf ältere oder verbuchte Belege zurückzugreifen.

Das Thema „Digitalisierung“ ist und bleibt im Wandel. Unsere Zielsetzung ist es, mit dem Wandel zu gehen. Für Veränderungen, Verbesserungen und Weiterentwicklungen in allen Bereichen, insbesondere bei unseren Tools, sind wir offen und begegnen etwaiger Herausforderungen mit großer Freude und Begeisterung.